医院办公自动化系统OA的应用

刘彧，张兰成，解放军306医院，院办

近年来，计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高，许多医院处室几乎人手一台电脑，而且都上了医院的内网，推出了一些网上办公的举措，对整个医院的数字化建设起到了推动作用，经过一年多的发展，功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的B/S（浏览器/服务器）结构，集成内部通讯平台、信息发布平台、日常办公、文件管理、会议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块，达到了迅速获取医院内部的、外部的信息，形成无纸化的电子文书管理体系，并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用，大大提高了工作效率。

网络建设采用了医院信息系统（HIS），运行了医院业务日常工作，包括财务管理、病人信息管理、物资库管理，整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统（OA），处理日常办公，例如院领导日常处理请示报告审批，院行政事务的通知，与临床医技部门的信息交流等等，再有外网（Internet），用于向广大公众提供信息服务，宣传医院、专家信息、网上业务等等

应用程序与数据库结合，体现系统服务功能。PHP技术；PHP是一种公开源代码，运行在WEB服务顺端的HTML内嵌式的脚本语言，提供了简单、实用的动态主页解决主案，PHP的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件，而且提供了编程环境与接口。数据库采用MYSQL开源数据库，MYSQL是一个精巧的SQL数据库，它的强大功能、灵活性、丰富的应用编程接口（API）以及精巧的系统结构，受到了广大自由软件爱好者甚至是商业软件用户的青睐。

针对医院内部的管理流程，选择B/S（BROWOWSE/SERVER）结构模式，所有软件都安装在服务器端，客户口端不需安装任何程序，只要有浏览器就能运行系统，减少了维护人员的工作量，降低了系统的维持成本，极大地方便了工作。

医院OA主要功能模块

1、内部通讯平台

电子邮件 使用电子邮件可与医院内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

在线短信 可以即时感知工作人员是否在线，可使用在线短信功能实时交流和留言。

可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中，确保重要事件的及时通知。

2、信息发布平台

网上业务 该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标，目前还没有实施。

远程办公 提供的移动办公、网上办公功能，即便医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。

院内通报 可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

个人论坛 为医护人员提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

信息查询 对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如：医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。。

3、日常办公

网上审批 网上办理医院内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

公文处理 实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

工作监控 领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个职工工作的办理情况，并可进行催办。

4、文件管理

文件管理 文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。

文件库设置 可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理访问权限 提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全

5、会议管理

提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定，计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

6、档案管理

办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。

7、辅助办公

日程安排 提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，这样能够更有效地安排自己的工作时间。

活动安排 提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

人事管理 提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。

物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能

图书管理 提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能

车辆管理 提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

领导意见箱 为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式，工作人员可以直接向院长汇报工作，交流思想。

医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，近年来，在医院信息化建设的过程中，随着计算机应用的普及，职能部门对计算机应用的需求也在不断的提高。实施办公自动化的过程中，医院领导给予了高度重视，通过这一系统的应用，使医院的计算机应用水平上升到了一个新阶段，使医院拥有一支掌握现代化办公软件应用技术的队伍。医院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化，实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为医院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段和工具。

模块	功能项	功能说明
互动交流	内部消息	即时感知同事是否在线，可以实时交流和留言，有助于同事之间，上下级之间增进沟通了解。
电子邮件	收发院内邮件，一般重要文件可以由此发送，一方面可以查看邮件的回执，另一方面也可以加密处理，保证安全机密性。
通知公告	查看最新通知与公告，是全院员工了解本院每日动态消息的重要途径。院内网左上角滚动显示。
院长信箱	向院长提交重要建议或投诉，可以向指定人员发送，保证消息的机密性，发送人也可以匿名。
文档管理	公共文档	管理公共文档，包括查看、修改、添加、移动目录和文件，设置目录文件访问权限。院内网可以有公共下载栏目配套。
部门文档	管理部门公共文档，部门共享，包括查看、修改、添加、移动目录和文件，设置目录文件访问权限。
我的文档	管理个人私有文档，其他人无权浏览，包括查看、修改、添加、移动目录和文件，设置目录文件访问权限。
共享空间	查看别人给我的共享文件，也可以查看我给别人的共享文件。
文档管理	管理员维护公共文档，可以对公共文档进行删除操作。
	我的安排	管理个人工作日程安排，重要事件可以设置系统提醒功能。
部门工作	集中展示部门工作日程安排，方便同事间安排工作。
任务分配	给他人指派任务并查看反馈，有助于事情的落实与跟踪。
院务工作	根据权限分配，用户可以完成一般性院务工作。
年休查询	进行个人年休查询，员工可以很方便查看今年本人的年休情况。
行政事务	查看建议箱	查看各级科室职工提交上来的建议，有回复权限者并可以在此进行回复。
用车申请	用户可以申请使用行政车辆，进行上报。
用车审批	医院行政部门管理院内车辆的使用情况，同时对用车申请进行审批。
会议室申请	用户进行会议室申请，进行上报，可以与会议签到等功能相关联。
IP地址管理	医院可对全院的计算网络进行IP地址管理。
会议室审批	医院行政部门进行会议室申请的审批操作。
个人助手	我的信息	完成个人相关信息的维护，包括联系电话、Email、照片等。
我的通讯录	管理个人、部门、全院的通讯录信息。
我的收藏	管理个人收藏，主要是网络地址URL，网站名称等信息。
我的好友	管理个人好友及其分组。
信息管理	科室电话	由行政科室维护全院所有科室的电话，以便在院内网中可以方便的查询到。
会议室维护	管理会议室。包括：会议室基本信息的维护，查看会议室状态等。
车辆维护	管理车辆。包括：车辆、驾驶员基本信息的维护和查看用车情况等。
邮件群发	上传固定格式的Excel附件转邮件向全院群发，可以设置加密读取，如工资单。
会议类型维护	定义并维护会议类型。
个人工作电话维护	进行个人工作电话维护，能使全院通讯录始终保持最新。
邮编维护	进行邮政编码维护，能使国内邮编数据始终保持最新。
广告设置	进行广告设置。

院内网

模块	功能项	功能说明
内容管理	内容发布	指定人员发布文章，可以上传附件，需审批通过才会在内网公开。
内容审核	指定人员可以审核指定栏目下的文章，最终发布到内网。
通知发布	由专人在院内网中发布通知。
内容管理	管理员维护文章，删除过期或无用的信息。
投票管理	管理员维护调查、问题、选项、答案以及查看投票的统计信息。
通知管理	管理员维护通知公告（管理员具有最高权限）。
期刊管理	管理在院内网中显示的期刊的期次，栏目及内容。
通知审核	审核通知公告，需要参数配置开通。
祝福墙管理	进行生日、节日、自定义祝福墙的管理。
调查问卷管理	管理和维护调查问卷。
调查问卷	应用调查问卷实例及调查结果查看统计等。